تقنيات كتابة الرسائل و معرفة المراحل الثلاثة الاساسيه

لكتابه الرسائل

صورة1

 

فى عمليه الكتابه ثلاثية المراحل تتضمن المرحلة الولي ما يعرف بما قبل الكتابه. تركز عملية ما قبل الكتابة علي طريقة نقل المعلومات بشكل صحيح فرسالة و هذا بتحليل الغرض من تلك المعلومات و توقع رد فعل القراء و ضبط محتوي الرسالة بما يلائم توقعات القراء. من المثلة المعروفة علي الطرق المستخدمة لتقييم الداء فمرحلة ما قبل الكتابه: الكتابة الحره والتخطيط والبحث ووضع الخطوط العريضه ولوحة القصه. تختلف الكتابة المهنية عن نوعيات الكتابة الخري لنها تتم بناء علي هدف و غرض و يجب ان تكون موجهة حسب القراء. من الهمية بمكان ان يركز الكاتب المهنى علي التعبير علي الفكار بدلا من التركيز علي اعجاب القارئ المستهدف. الهدف هو ايصال الرسالة بسلوب سهل و واضح. تقسم عملية الكتابة الي ثلاث مراحل مختلفه. تركز هذة المقالة علي المرحلة الولي التي تتضمن التحليل و التوقع و التكيف. اما المرحلة الثانية =فتتضمن البحث و التنظيم و التليف. و تتضمن المرحلة الثالثة المراجعة و التصحيح و التقييم. عندما تكون الرسالة قصيرة يجب ان تتم عملية الكتابة بسرعة نسبيا بحيث يصبح الوقت المستغرق فكل مرحلة اقل من المعتاد. لكن عندما تكون الوثائق كبار يجب ان يخذ العمل الوقت اللازم لنجاز جميع مرحله. كما ممكن اعادة ترتيب الخطوات او اعادة بعضها ان تطلب المر. فعملية الكتابة هى عملية تكرارية و لا تسير علي نسق و احد لذلك فن للكاتب الحرية فمراجعة اي نصف فاى مرحلهوعادته. غالبا ما تتضمن الكتابة المهنية التعاون مع اخرين كالعمل ضمن فرق. بشكل عام يصبح تفاعل اعضاء الفريق اكثر ما يصبح فالبدايات اي فالمرحلة الولي حيث يتم تبادل الفكار و مشاركتها. اما فالمرحلة الثانية =يمكن ان يعمل جميع فرد و حدة لكتابة الجزء المخصص له. بعد انتهاء العمل يجتمع اعضاء الفريق مرة اخري فالمرحلة الثالثة لمراجعة الوثيقة الكامله.

التحليل

تركز عملية التحليل و هى الخطوة الولي فعملية ما قبل الكتابة علي تحديد الهداف الرئيسية للرسالة المراد ايصالها و اختيار اكثر الطرق فعالية للتعبير عن المعلومات و يصالها للجمهور المستهدف. تتطلب عملية تحديد الهداف الرئيسية للكتابة اخذ متطلبات القراء بالاعتبار. ذلك و ممكن نقل هذة الفكار من خلال البريد اللكتروني والرسائل الفوريه والرسائل التجاريه والمذكرات، والتقارير وغيرها من الوسائل. بشكل عام ممكن ان تختص الكتابة المهنية لعلام و قناع الجمهور. و مع هذا فالكتابة المهنية ضرورية لتسيس علاقات جيدة مع الجمهور. ان اختيار الكيفية الملائمة ليصال المعلومات مهم الي حد ما لتحسين كفاءة التعبير. يعتمد ايصال الرسالة بكيفية سليمة علي عدد من العوامل. من الهمية بمكان الخذ بالاعتبار مدي اهمية الرسالة و ردود الفعال المطلوبة و تكلفة ايصال الرساله.

استباق رد فعل القارئ

يتضمن التوقع تحديدنماط الجمهور و تعلم ضبط الرسالة بما يتلائم مع توقعات متلقيها. يساعد تحديد انماط الجمهور الكاتب فانشاء السلوب الملائم و لغة الرساله. كما يساعد علي اختيار الكيفية الصحيحة ليصال الرساله. كما يساعد تحديد انماط الجمهور فتحديد امكانية و جود جمهور ثانوي. و ربما تكون هنالك حاجة الي مزيد من المعلومات اذا كان الغرض ايصال الرسالة الي هذا الجمهور الثانوي.

تهيئة الرسالة للجمهور

يتضمن التكيف استعمال تقنيات معينة ليصال الرسالة الي الجمهور المستهدف. عند كتابة رسالة من الهمية بمكان الانتباة الي السلوب لنة مؤشر جيد علي كيف سيشعر القارئ عند قراءة الرساله. ربما تعطى العبارات التي لا تختار باعتناء انطباعا سلبيا. لذلك يجب الاعتناء باختيار العبارات التي ستترك اثرا ايجابيا لدي القراء. احدي هذة التقنيات تتضمن التركيز علي و قع الرسالة علي القارئ. فحين تتضمن تقنية اخري استعمال ضمير المخاطب فالنص بحيث يشعر القارئ ان الخطاب موجة له و ن الكاتب يشعر بالقارئ. ثمة تقنية اخري تتضمن استعمال اللغة الخالية من التحيز ما يعنى ان الرسالة لن تتضمن اشارات جندريه و تلميحات تمييز عنصري و اشارات ضد عمر معين او مشاعر معادية ضد ذوى الاحتياجات الخاصة و بذا تضمن عدم الساءة الي احد. ذلك و ينصح باستعمال اسلوب مهنى احترافى لكن و دى فذات الوقت و ذلك يعنى انطباعا عن مدي احترافية الكاتب. كما انه من الجيد استعمال العبارات اليجابية و اجتناب الروابط السلبيه. اخيرا يجب ان يصبح الكاتب مؤدبا و ن يستعمل لغة بسيطة مفهومه. تقع علي عاتق الكاتب مسؤولية استعمال لغة اخلاقية ما يجنبة احتماليات التقاضى اذا ما سببت كتاباتة مشكلات. مثلا عند الكتابة عن البورصة و الخدمات المالية من الضرورى ان يراعى الكاتب القوانين التي تحمى حقوق المستثمرين. كما يجب ان يراعى الكاتب اضافة التحذيرات الملائمة الواضحة عن خطورة المنتج عندما يتعلق المر بالكتابة المتعلقة بالمعلومات المنية مثلا. اما الرسائل المستخدمة فالمبيعات و التسويق فيجب ان لا تتضمن اي معلومات تضليلية او خاطئه. يجب ان لا تكتب الرسالة بكيفية ربما تخدع المستهلك. يساعد استعمال اللغة الملائمة كذلك فتقييم الموظفين ففى رسائل التوصية يجب ان تكون اللغة ايجابية و لا تتخطي المعلومات المطلوبة المتعلقة بالوظيفه.

• تقنيات كتابة المراسلات
• صور كتابه رسائل