1-حدد مدي رسمية الخطاب. ان ذلك الامر يعتمد علي طبيعة العلاقة التي تربط بالشخص المرسل الية الخطاب. لذا عليك ان تضع النقاط الاتية فالاعتبار للوقوف علي الدرجة الرسمية المناسبة للخطاب:
اذا كنت ترسل الخطاب الي مسوول حكومى او احدكبيرة الشخصيات او مسوول اكاديمى او مدير العمل المحتمل او الي اي شخص تامل فان تعقد معة علاقة مهنيه، فان الخطاب سيصبح رسميا.
اما اذا كنت ترسل الخطاب الي مدير العمل الحالى او الي زميل فالعمل لا تربطك بة علاقة اجتماعية او احد الاقارب البعيدين او المسنين او الي اي شخص لا تعرفة جيدا، فان الخطاب سيصبح شبة رسمي.
اعلان
Write a Letter Step 22
قرر ما اذا كنت سترسل الخطاب الكترونيا ام بخط اليد. ان تحديد و سيلة الكتابة و الارسال تعتمد كذلك علي مدي رسمية الخطاب.
ان معظم الخطابات الرسمية يجب ان تكتب و ترسل عن طريق البريد العادي، و الاستثناء الوحيد لهذة القاعدة هو اهمية عامل الزمن و ضرورة سرعة الارسال لاعتبارات مهنيه، او اذا كنت تعلم ان المستلم يفضل استقبال خطاباتة علي البريد الالكتروني.
من الممكن ارسال الخطابات غير الرسمية بالبريد الالكترونى او بالبريد العادي.
فى حالة الخطابات شبة الرسمية يفضل ان تجرى مكالمة مع الطرف الاخر لمعرفة الوسيلة التي يفضلها.
3
استخدم الترويسة الرسمية او اكتب عنوانك فالجزء العلوى من الخطاب (فى الخطابات الرسمية فقط). اذا كنت تكتب خطابا تجاريا و لديك الترويسة الرسمية للشركة فيمكنك ان تستعملها. اما اذا كنت ترغب فان يبدو خطابك اكثر احترافيه، فيفضل ان تصمم ترويسة منمقة باستعمال برنامج معالجة النصوص. او يمكنك الاكتفاء بكتابة عنوانك بالكامل فالجزء العلوى من الخطاب مع محاذاتة جهة اليسار، مع مراعاة الترتيب المكانى فالعنوان حيث يكتب اسم الشارع اولا فالسطر الاول، و فالسطر الثاني يكتب اسم المدينة و الولاية و الرمز البريدي.
4
اكتب التاريخ كاملا. اذا كتبت عنوانك اولا، انزل بموشر الكتابة الي الاسفل بمسافة مناسبة بعدها اكتب التاريخ كاملا، او يمكنك و ضع التاريخ اولا مع محاذاتة جهة اليسار.
احرص علي كتابة التاريخ كاملا (19 سبتمبر/ ايلول 2023).
اذا كنت ترسل خطابا شبة رسمى او غير رسمى بالبريد الالكترونى فلا داع لكتابة التاريخ لان الخطاب يصبح مورخا تلقائيا.
5
اكتب اسم و لقب و عنوان الشخص المرسل الية (فى حالة الخطابات الرسمية فقط). انزل بموشر الكتابة لمسافة مناسبة بعد كتابة التاريخ، بعدها اكتب الاسم الكامل للمرسل الية و لقبه، و فالسطر الاتي اكتب اسم الشركة او الموسسة (ان و جد)، بعد هذا اكتب عنوان الشارع فالسطر الثالث، و فالسطر الرابع و الاخير اكتب اسم المدينة و الولاية و الرمز البريدي.
لا يوجد داع لذا فحالة ارسال الخطاب عبر البريد الالكتروني.
لا يوجد داع كذلك لذا فحالة الخطابات غير/ شبة الرسمية المكتوبة بخط اليد و المرسلة بالبريد العادي؛ لان كتابة الاسم و العنوان علي المظروف الخارجى سيفى بالغرض.
اذا كان خطابك بمثابة استفسار عن امر ما ، و لا تعرف اسم المرسل اليه، من الممكن الاكتفاء باسم الشركة او الموسسة و عنوانها.
6
ابدا بالتحيه. غالبا ما تصاغ عبارة التحية و فقا لطبيعة العلاقة التي تربطك بالمرسل الية بالاضافة الي مدي رسمية الخطاب، و فيما يلى بعض الامثله:
بالنسبة للخطابات الرسمية المرسلة للشخصيات الاعتبارية يمكنك البدء بعبارة “الي من يهمة الامر” بعدها نقطتان (:).
اذا كنت ترسل الخطاب الي شخصية اعتبارية و لكنك تعلم ما اذا كانت رجلا ام سيده، فلديك مجموعة من الخيارات ك“السادة المحترمون” او “السيدات الفضليات” او “السيدات و السادة الافاضل”. و لكن عليك ان تتحري الدقة فاختيار هذة الكلمات تجنبا لاى سوء تفاهم.
اذا كنت تكتب خطابا رسميا و انت علي علم بالشخص المرسل اليه، فان اروع عبارة للتحية هى “السيد المحترم” او يمكنك يمكنك كتابة اسم الشخص مباشرة مسبوقا بلقب الاحترام و ملحوقا بفاصلة ك(السيدة شذى، .. ).
اذا كنت تكتب خطابا شبة رسمى يمكنك ان تستعمل “عزيزي” او “مرحبا” بصفتها عبارة التحيه.
اذا كنت تكتب خطابا غير رسمى يمكنك استعمال “عزيزي” او “مرحبا” بالاضافة الي التحيات الودودة و غير المتكلفة ك“اهلا” او “كيف حالك”.
Write a Letter Step 77
اكتب اسم المرسل الية بعد التحيه.
اذا كان الخطاب رسميا، استعمل الالقاب الرسمية كاستاذ او استاذة او دكتور او اي لقب حكومى او عسكرى بعدها اسم العائله.
اذا كان الخطاب شبة رسمى يمكنك ان تقدر بحدسك ما اذا كان من الممكن استعمال الاسم الاول ام لا. و الاستثناء الوحيد لهذة القاعدة هم الاقارب المسنين من افراد العائلة حيث يجب مخاطبتهم بلقب كالعمة او الجد بعدها الاسم الاول.
بالنسبة للخطابات غير الرسميه، يمكنك ان تخاطب الطرف الاخر باسمة الاول، الا ان الاستثناء الوحيد لهذة القاعدة هو مخاطبة افراد العائلة الكبار حيث يجب مخاطبتهم بلقب عمتي او جدى بعدها الاسم الاول.
8
افتتاحية الخطاب. انزل بموشر الكتابة لمسافة مناسبة بعد التحية او انتقل الي السطر الاتي من الورقة فحالة الكتابة اليدويه.
اذا كنت تكتب خطابا شخصيا ابدا بالاطمئنان عن حالة و صحة المرسل اليه، و اذا كان الخطاب رسميا فمن الممكن ان تكتب “اتمني ان تكون بخير” و اذا كان غير رسمى ممكن كتابة “كيف حالك؟”.
اذا كنت تكتب خطابا رسميا او تجاريا فيمكنك الانتقال الي المقال مباشره؛ لان الوقت من ذهب، و بالطبع انت لا ترغب فتبديد و قت المرسل اليه.
Write a Letter Step 99
اسال نفسك ما هو الغرض من الخطاب. ان الغرض الاساسى من اي خطاب هو التواصل مع الطرف الاخر، لذا عندما تكتب خطابا عليك ان تسال نفسك اولا ما هى المعلومات التي اريد ان ابلغها للطرف الاخر، هل ترغب فتناول مقال الاسعار الحديثة لمنتجاتك، ام تريد التعبير عن مدي افتقادك للطرف الاخر، او ارسال خطاب شكر علي هدية عيد الميلاد التي تلقيتها من المرسل اليه؟ ايا كان الامر، فيجب ان يصبح الغرض الرئيسى معروفا لك للتركيز علية عند صياغة الخطاب.
عليك كذلك ان تعرف ما لا ينبغى كتابتة فالخطاب، لذا يفضل ان تكتب الخطاب و انت فحالة مزاجية متزنة بعيدا عن الغضب او اي انفعال ربما يوثر علي مضمون الخطاب. اما اذا كتبت بالفعل خطابا يشوبة بعض الانفعالات فيفضل عدم ارسالة حتي تقراة مرة اخري و تري اي التعديلات التي ممكن ادخالها.
10
اكتب الخطاب. حاول ان تكتب فقرات الخطاب بكيفية منمقة مع مراعاة الاستعمال الصحيح لعلامات الترقيم و اجتناب الاخطاء الاملائية و النحويه.
Write a Letter Step 1011
احرص علي التدقيق اللغوى للخطاب. قبل ان ترسل الخطاب احرص علي قراءتة عدة مرات لتتاكد من انه يشتمل علي جميع المعلومات التي تريد ابلاغها للطرف الاخر بالاضافة الي التحقق من خلو الخطاب من اي اخطاء لغويه، لذا يفضل استعمال تقنية التدقيق اللغوى الملحقة ببرنامج معالجة النصوص او دع زميلا يقراة لاكتشاف اي اخطاء و ابداء الراى بشكل عام.
12
استخدم خاتمة رقيقه. احرص علي ان تختم خطابك بجملة رقيقة تحمل العديد من المودة و التقدير للطرف الاخر، و يفضل ان تكتب فالطرف السفلى الايسر من الخطاب.
فى الخطابات الرسمية يجب الالتزام بعبارة “تفضلوا بقبول فائق الاحترام” او “خالص التحيات”.
فى الخطابات شبة الرسمية من الممكن اختصار بعض الكلمات المذكورة بالاعلي ك“مع خالص التقدير” او “مع اطيب التحيات”.
فى الخطابات غير الرسمية يجب ان تعكس الخاتمة مدي قربك و علاقتك بالطرف الاخر فاذا كنت تكتب لزوجتك او صديق عزيز او احد الاقارب فمن الممكن استعمال “مع خالص حبي”.
يمكنك استعمال بعض الديبجات التقليدية فخاتمة الخطابات الرسمية (او اذا كنت تكتب خطابا لصديق مقرب سوف يقدر مجهودك). لذا حاول ان تكون الخاتمة مناسبة لطبيعة العلاقة التي تربطك بالطرف الاخر. علي سبيل المثال، من الممكن ان تحتوى الفقرة الاخيرة من الخطاب علي “ساظل دوما ..” بعدها انزل بالموشر و اكتب “مع خالص تحياتي”. و بذلك يعتبر السطر الاخير من الخطاب و الخاتمة جملة و احده. يمكنك ان تجد بعض الطرق الابداعية فو ضع خاتمتك و لكن احرص علي تبلغ تقديرك و احترامك للمتلقي.
13
وقع الخطاب باسمك. ان الكيفية التي ستوقع فيها الخطاب تعتمد علي طبيعة مضمون الخطاب.
بالنسبة للخطابات الرسمية التي تكتب الكترونيا، حاول ان تترك 4 مسافات بين الخاتمة و اسمك بالكامل. بعدها و قع باسمك باللون الازرق او الاسود فهذة المسافة لواقعة بين الخاتمة و الاسم.
اذا كنت ترسل خطابا رسميا الكترونيا اكتب اسمك بالكامل بعد الخاتمه.
من الممكن ان تسبق اسمك بلقب رسمى فحالة الخطابات الرسميه. علي سبيل المثال فان السيدة المتزوجة من الممكن ان توقع “السيدة شذى” اذا كانت تريد ان تعرف بهذا الاسم.
عند كتابة الخطابات شبة الرسمية يمكنك ان تختار ما اذا كنت ترغب فاستعمال اسمك الاول او اسمك بالكامل، كما يمكنك كتابة و توقيع اسمك بالكيفية الرسمية و فقا لارادتك.
بالنسبة للخطابات غير الرسمية لا يوجد داع لكتابة اسمك بالكامل فنهاية الخطاب، و يمكنك الاكتفاء فقط باسمك الاول فحالة البريد الالكترونى او التوقيع باسمك الاول فنهاية الخطاب المكتوب بخط اليد.
14
اذا كنت ترغب فاضافة اي معلومة يمكنك الاعتماد علي نظام الحاشيه. و ذلك يعنى كتابة بعض الملاحظات الاضافية فالهامش السفلى من الخطاب.
اذا اردت اضافة العديد من المعلومات من الممكن ان تستعمل حاشية اكبر. استعملها فقط اذا احتجت المزيد من المساحه.
Write a Letter Step 1315
اطوى الخطاب (اختياري). اذا كنت سترسل الخطاب عبر البريد العادى من الاروع ان تطوى الخطاب فثلاث طبقات مع جعل الجزء السفلى من الورقة متجها الي الاعلي بحيث يصبح الثلثان الاخران مطويين علي نحو مناسب. بعدها اطو الجزء العلوى الي الاسفل بحيث يتصل بالجزء السفلى من الورقه. ان طى الخطاب بهذة الكيفية يضمن له بانة سيناسب معظم نوعيات و احجام المظاريف.
16
اكتب العنوان علي المظروف الخارجى (اختياري). اكتب عنوان المرسل الية فمنتصف المظروف تماما علي النحو الاتي:
السيد جون سميث
123 ش ا. ب. ج.
مدينة نيويورك NY99999
17
اكتب عنوانك / عنوان المرسل (اختياري). اذا لم يستطع مكتب البريد ارسال خطابك لاى اسباب من الاسباب فانة سيعيدة لك علي عنوانك الذي كتبتة دون اي رسوم اضافيه. لذا احرص علي كتابتة علي غرار عنوان المرسل الية (اى بنفس الترتيب المكاني)، و التعديل الوحيد الذي يمكنك ادخالة هو و ضع اسم العائلة بدلا من اسمك بالكامل.
- اجمل الخطابات المرسله الي مدير
- فن كتابة الخطابات الرسمية مقالات
