طريقة تقرير عمل
تقاير العمل مهمة و ضوروية فاي عمل سواء عمل خاص او عام كالشركات و غيرها من الاماكن و كثير منا لا يعلم كيف يعمل تقرير لرئيسة بالعمل و هذة هى الطرييقة فعمل تقرير يمر بمراحل متعددة تاعلو نتعرف عليها سويا
المرحلة الولي : العداد
ولا : حدد هدفك من اعداد التقرير :
من انت و ما ذا تريد من التقرير ؟ حاول ان تحدد بوضوح هدف التقرير فضوء حدود سلطاتك و صلاحيتك.
حدد المقال فذهنك بوضوح مجال هدف تقريرك و بصفة عامة ستجد ان الهدف اما:
1- اعطاء معلومات و حقائق و بلاغ نتائج .
2- تقديم مقترحات و توصيات،3- و سواء تضمن التقرير حقائق او مقترحات او كليهما معا فلابد من الحرص علي توضيح هذا كلة حتي لا يختلط المر علي القارئ .
ثانيا : حدد هدف قارئ التقرير :
سل نفسك :
ما الذي يحتاج قارئ التقرير الي معرفتة ؟
ما الذي يعرفة عن المقال من قبل ؟
كيف يمكننى ان اضيف معلومات حديثة الي معلوماتة الحالية عن الموضوع؟
كيف سيستخدم التقرير و علي اي و جة سينتفع بة ؟
ويجب ان تتذكر ان من و اجبك ان تلبى احتياجات قارئ التقرير هل ينظر الي مقال التقرير نظرة عملية ام فنية ام ادارية ؟
ثالثا : حدد المادة التي ستعدها فالتقرير :
اجمع الحقائق و الفكار عن مقال التقرير سواء بواسطة التجربة او الملاحظة او القراءة او الحوار مع الخرين . و ذلك مجال كبير يزيد بعديد عن عملية اعداد التقارير نفسها
راجع الفكار و الحقائق لتتحقق من صحتها .
سجل كل الحقائق الفكار :- دون فمذكرتك جميع الحقائق و الفكار المتعلقة بالموضوع. و فهذة المرحلة ممكن اتباع اي ترتيب تملية الظروف . و مع هذا اذا كان فذهنك تقسيم و اضح لجزاء التقرير فيمكنك ان تخصص صفحة او بطاقة خاصة لكل قسم من القسام. و علي سبيل المثال اذا كان مقال التقرير صناعيا. فن المقال سيقسم نفسة بحكم طبيعتة الي جواب فنية و جوانب ما لية و جوانب ادارية .
المرحلة الثانية =: الترتيب
يمكنك اعداد تقرير دقيق و منطقى و مرتب اذا تمت مراعاة النقاط العشر الاتية :
سجل هدفك فعبارة و احدة موجزة و جامعه: بحيث توضح مدي فهمك للمهمة الموكلة اليك و لكى تعفيك من تقديم افكار او توصيات لا تخدم هدف التقرير بعدها اختر عنوانا يوضح هدفك .
درس الفكار و الحقائق التي جمعتها : تخلص من جميع فكرة تري انها غير مفيدة او ضرورية لتحقيق هدفك سجل اي افكار او حقائق تبدو هامة او مفيده.
راجع التقسيمات الرئيسية مراجعة دقائق : اذا لم تكن ربما قمت بعداد التقسيمات فمرحلة سابقة فكر الن فالتقسيمات الرئيسية التي ستخذ فيها . اختر عنوانا لكل قسم. اكتب جميع عنوان فو رقة منفصلة و بطاقة و رق خاصة و سجل قائمة بالفقرات التي يقع عليها اختيارك ( فاوجز عبارة ممكنة ) تحت العناوين المناسبة لها .
رتب اجزاء التقرير : اعط رقما لكل قسم من اقسام التقرير حتي ممكن الرجوع الية فاى مناقشة للتقرير .
رتب المحتويات الداخلية فكل قسم بسلوب يسهل علي القارئ فهمة و متابعة : تقدم مع القارئ خطوط بخطوة و تدرج بة من المعروف الي المجهول. اذا كان هنالك عدد من الفقرات تحت العنوان الواحد فيمكنك ان تعطى جميع فقرة رقما. ان كهذا العداد الدقيق هو الوسيلة الوحيدة لشرح الموضوعات المعقده. و ينبغى ان يصبح هدفك طوال هذة المرحلة هو تصنيف المعلومات التي و قع عليها اختيارك الي مجموعات قليلة ذات ترتيب يسهل فهمة . و فبعض الحيان ربما نجد انه من الضرورى ان تقاوم اغراء السهاب فالكتابة فالنتائج التي توصلت اليها لا لشيء الا لن الحقائق التي قات عليها تلك النتائج ربما تطلبت منها و قتا طويلا لتجميعها .
تكد من ان الاستنتاجات او التوصيات التي تتوصل اليها تنسجم مع الحقائق و تتفق معها : حدد هل من الفضل ان تجمع هذة النتائج او التوصيات فقسم خاص فيها بحيث تمثل الاستنتاج الطبيعى الذي تلخص بة التقرير او ان الفضل توزيعها علي القسام التي تتعلق فيها .و ربما تجد انه من النسب ان تجمع بين الطريقتين بن تذكر الاستنتاجات و التوصيات قسما و راء الخر . و ن تعيد عرضها مجمعة مرة اخري فنهاية التقرير .
راجع العنوان الرئيسى و عناوين القسام بدقه: ان هذة العناوين ينبغى ان تحدد المقال الرئيس الذي تتحدث عنة و لا تقتصر علي مجرد الوصف. و تذكر ان اليجاز مطلوب دائما. لعل ثلاث او اكثر عبارات و اضحة و دقائق اروع من كلمتين غامضتين تحملان التويل و التفسير .
درس مدي فوائد الاستعانة بالصور و الشكال التوضيحية : لتكملة العبارات او الاستعاضة عنها: ان شكلا توضيحيا جيدا و معبرا ربما يصبح اروع من صفحة كاملة مكتوبة ( قارن بين الوصف بالكلام و النثر و بين صورة قصر او نهر او بنت ) .
درس مدي فوائد استعمال الهوامش : اذا تم استعمال الهوامش بكفاءة فنها لن تعيق تدفق الفكار و المعلومات. و تستعمل الهوامش بهدف :-
بيان مصادر الاقتباس او المراجع المشار اليها فالتقرير .
الشارة الي مصادر ممكن الحصول منها علي معلومات اضافية .
شرح بعض ما و رد فالتقرير الذي يصبح و اضحا بالنسبة لبعض القراء و غامضا بالنسبة للخرين .
درس مدي امكانية رفع بعض التفاصيل من اجزاء التقرير الرئيسية لوضعها فملاحق خاصه: ان الملاحق تؤدى و ظيفة مشابهة لوظيفة الهوامش فهى تفيد فاستبعاد التفاصيل التي تشتت ذهن القارئ عن الخط الصلى للمقال و بهذا يتمكن القارئ من متابعة الفكرة الصلية للمقال دون مقاطعة . و ربما يصبح من المفضل فبعض الحيان عرض هذة التفاصيل موجزة ضمن التقرير ذاته.
المرحلة الثالثة : كتابة التقرير
1-السلوب :
من الفضل دائما ان تعرض التقارير الدارية و العملية و الفنية بسلوب و اضح سهل الفهم .
2-الترتيب :
قد يصبح من الفضل احيانا لكى تساعد القارئ عند قراءتة للتقرير ان تضع ارقاما او حروفا مسلسلة للفقرات التي يتكون منها جميع قسم . و يجب اتباع نفس نظام الرقام او الحروف المسلسلة طوال القسم بحيث يصبح النظام موحدا داخل القسم و من بين النظم المستخدمة بكثرة فاعداد و ترتيب التقارير الحكومية اعطاء رقم مسلسل لكل فقرة من فقرات التقرير علي التوالى من المقدمة حتي الملخص النهائي.
ى ان الترقيم يشمل كل اجزاء التقرير فو حدة و احده. و لهذا السلوب فالترقيم مزاياة و خاصة فحالة التقارير المطولة اذا يحقق الدقة الكاملة و سهولة الانتقال من اي جزء من التقرير الي اي جزء احدث و هذا بمجرد ذكر ارقام الفقرات. و من الواضح ان كهذا النظام الشامل للترقيم يغنى عن الشارة الي الفصول او القسام او الصفحات و لكن ذلك السلوب ينبغى الا نسرف فاستخدامة فهو لا حاجة غلية فالتقارير الموجزة المتماسكة المتتابعة الحداث.
3-الشكال و الرسوم التوضيحية :
ثناء كتابة التقرير يجب ان تفكر فالرسوم و الشكال التوضيحية التي يمكنك الاستعانة فيها . فكثيرا ما يصبح هنالك تلازم و ارتباط بين المادة المكتوبة و الشكال و الرسوم التوضيحية . و يجب ان يشار الي جميع شكل او رسم علي القل مرة و احدة فثنايا التقرير. كما يجب ان يتم تمييز جميع شكل او رسم بعنوان او تعليق. و ذا تضمن تقريرك اكثر من شكلين او ثلاثة فن من الفضل ترقيمها تحقيقا لسهولة الشارة اليها. و يلاحظ ان الرسوم و الشكال التوضيحية ربما تكون لها اهمية و دلالة عامة بالنسبة لقسم او اكثر من التقرير و من بعدها يشار اليها عدة مرات فمتن التقرير و هنا يصبح من النسب ان نشير غلي الشكل فموضع يسبق الشكل نفسه. و من ناحية اخري ربما يصبح هدف الشكل او الرسم ايضاح فكرة و احد. و من بعدها يشار الية مرة و احدة فالتقرير. و عندئذ يجب ان يوضح الشكل اقرب ما ممكن الي مكان الشارة و يتحقق الوضوح الكامل من الرسم اذا جاء بعد الشارة غلية مباشرة .
4-المقدمة :
كل تقرير يحتاج الي مقدمة قد بضعة سطور او بضع صفحات حسب حجم التقرير و مع ان المقدمة تتى دائما فصدر التقرير الا انها كثرا ما تكتب بعد الانتهاء من كتابة جميع اجزاء التقرير الخرى. و تعتبر المقدمة المجال الطبيعى لعرض الفكار العامة و التمهيد لما يجئ فالتقرير . و يحسن ان تتجنب التفاصيل التي تتعلق بالجزاء الرئيسية للتقرير او بالملاحق .
ويجب ان تشمل المقدمة و لا سيما فالتقارير الطويلة :
اسم و وظيفة من سيقدم الية التقرير فذا كان التقرير سيقدم الي عدد من الشخاص فيمكنك تصنيفهم الي قسمين اذا تطلب المر هذا منها قسم يتسلم التقرير للعلم و الحاطة .
اسم من قام او قاموا بعداد التقرير .
سناد التقرير الي ما تم كتابتة بناء علية ( تكليف و اجب و ظيفى …. )
تاريخ اعداد التقرير و تسليمة .
- كيفية كتابة تقرير عمل
