كتابة التقارير الادارية

 

صورة1

 



تصميم التقرير الادارى ربما يختلف من تقرير لاخر ، بيد ان هنالك عناصر اساسية للتقرير الادارى التي لابد من تواجدها ، بعض هذة العناصر لا يستعمل فحالة التقارير الادارية القصيرة لعدم و جود الحاجة اليها ، من المفيد معرفة هذة العناصر و كيفية كتابتها و فائدتها ، و هذة العناصر لا علاقة لها بلغة التقرير فهى تستعمل باللغات المختلفة ، هذة المقالة تناقش المقال من منظور عام و لكن فبعض المنظمات يصبح هنالك متطلبات محددة فتصميم التقرير الادارى ربما تختلف عما هو مذكور هنا بالتالي يفترض الالتزام بتلك المتطلبات .

ما هى عناصر التقرير الادارية الاساسية ؟

الغلاف :


فى حالة تقارير العمل الادارية المعتادة ربما لا يوضع غلاف اصلا نتيجة ان تداول التقرير لن يصبح عملية مستمرة مدة طويلة و غالبا ما يحتفظ بالتقرير فملف و بالتالي لا يصبح هنالك خوف من تلف التقرير ، ربما يستعمل غلاف بلاستيك لتقارير العمل ال كبار جدا جدا او التي سيتم حفظها مدة طويلة بشكل منفصل -اى لن يتم حفظها داخل ملف مع تقارير اخرى- و ربما يستعمل ايضا الغلاف السميك فمثل هذة الحالات ، فمثلا تقرير الزيارات اليومية سيصبح بدون غلاف ، تقرير الاعمال السنوية او الخطة السنوية ربما يوضع له غلاف بلاستيكى ، بالطبع فحالة التقارير الالكترونية لن يصبح هنالك غلاف .

فى حالة استعمال غلاف فلابد ان يصبح من الممكن التعرف علي بيانات التقرير الاساسية من الغلاف بدون الحاجة لفتح التقرير ؛ بمعني انك يمكنك معرفة عنوان التقرير و اسم الشخص او الجهة التي اعدتة و تاريخ اصدارة او اعدادة .

فى حالة استعمال غلاف سميك فسيصبح لزاما ان تكتب هذة البيانات علي الغلاف الخارجى ، و فحالة استعمال غلاف بلاستيك شفاف فسيصبح من الممكن روية صفحة العنوان -التى تلى الغلاف ، و فحالة عدم و جود غلاف فان اول صفحة مرئية تكون صفحة العنوان و بالتالي يتم التعرف علي اسم التقرير من هذة الصفحه

صفحة العنوان :


صفحة العنوان هى اول صفحة من صفحات التقرير الادارى الضخم و هذة الصفحة تمكننا من معرفة معلومات اساسية عن التقرير بسرعه. لذا فان صفحة العنوان لابد و ان تحتوى علي : ” عنوان التقرير اسم معد التقرير و ظيفة معد التقرير اسم المنظمة التي صدر منها ذلك التقرير تاريخ اصدار التقرير .

اما تقارير العمل القصيرة -اى المكونة من صفحة او صفحتين او ثلاث – لا يوضع صفحة للعنوان و انما توضع هذة البيانات فاعلي الصفحة الاولي و هذا لان التقرير قصير و لا داعى لاضافة صفحة كاملة للعنوان ، محتويات صفحة العنوان لابد من و جودها فاى تقرير سواء و ضعت فصفحة مستقلة او فالصفحة الاولي .

الملخص :

الملخص كما هو و اضح من الاسم هو ملخص لما يحتوية التقرير الادارى ، و للملخص و ظيفتان

اولا : ان يعلم قارئ التقرير ان كان يحتاج ان يقرا ذلك التقرير ام لا .

ثانيا : ان يعرف القارئ المعلومات الاساسية جدا جدا فالتقرير كطبيعة الزيارات التي نفذت و النتائج (الاستنتاجات) و التوصيات و بالتالي ربما يكتفى بة عن قراءة باقى التقرير او يقرر قراءة جزء محدد من التقرير .

الملخص ربما يوضع فصفحة العنوان اذا كان قصيرا لان ذلك يساعد القارئ علي الاطلاع علية سريعا. اما فحالة التقارير الطويلة التي يصبح بها الملخص فصفحة منفصلة فالبعض يفضل و ضع الملخص بعد صفحة العنوان و البعض يفضل و ضعة بعد جداول المحتويات و قوائم الجداول و الاشكال و الرموز اي و ضعة قبل المقدمه. فحالة عدم و جود تفضيل لدي الجهة التي يقدم لها التقرير فمن الاروع و ضع الملخص بعد صفحة العنوان مباشرة لانة ليس هنالك اسباب لان يقوم القارئ بتقليب صفحات جداول المحتويات و قوائم الاشكال لكى يصل الي الملخص الذي ربما يعرف منة انه لا يحتاج قراءة التقرير او ربما يستغنى بما فالملخص عن قراءة التقرير .

يوجد نوعان من الملخصات: الملخص المعلوماتى و الملخص الوصفي. الملخص المعلوماتى هو الذي تحدثنا عنه. الملخص الوصفى يعطى فكرة سريعة عن ما يحتوية التقرير و لكنة لا يلخص البحث نفسة و لا يوضح النتائج. الملخص المعلوماتى يستعمل اكثر من الملخص الوصفى و لكن ربما تجد بعض المجلات العلمية التي تستعمل الملخص الوصفى .

جدول المحتويات :

جدول المحتويات هو جدول يوضح رقم الصفحة التي يبدا فيها جميع قسم من اقسام التقرير بحيث يصبح من السهل الوصول الي اقسام معينة مباشره. جدول المحتويات يوضح ايضا للقارئ الاقسام المختلفة للتقرير. جدول المحتويات يحتوى اسماء اقسام او فصول البحث او التقرير كما هى مكتوبة داخل التقرير. ينبغى اتباع اسلوب ثابت فعرض الاقسام الفرعية او العناوين الفرعية فجدول المحتويات

جدول المحتويات لا يستعمل عادة فالتقارير القصيرة لانة فهذة الحالة يصبح تصفح التقرير امرا سهلا .

قائمة الاشكال :

عندما يحتوى التقرير علي عدد كبير من الاشكال التوضيحية (خمسة او اكثر) يصبح من المفضل و ضع قائمة خاصة للاشكال. قائمة الاشكال مشابهة لجدول المحتويات غير انها توضح رقم الصفحة الموجود فيها جميع شكل

قائمة الجداول :

قائمة الجداول مشابهة تماما لقائمة الاشكال و لكنها توضح رقم الصفحة الموجود فيها جميع جدول. احيانا يتم و ضع القائمتين فنفس الصفحة تحت مسمى


قائمة الاشكال و الجداول .

قائمة الجداول و الاشكال تساعدان علي الوصول الي جدول ما او شكل ما بسرعة بدلا من تصفح التقرير او جزء منة للوصول الي شكل ما او جدول ما ، و هى مطلوبة غالبا فتقارير العمل الطويلة و التي ربما تستعمل مدة طويلة كدراسات الجدوي و التخطيط الاستراتيجى و ما الي ذلك

قائمة الرموز او قائمة المصطلحات :

قائمة الرموز تستعمل فالتقارير الادارية التي تحتوى علي العديد من الرموز كاستعمال “س” للتعبير عن السرعة و “م” للتعبير عن المسافة و كذا ، و خاصة فحالة التعامل مع موسسات اخري .

المقدمة :

المقدمة يجب ان توضح ثلاثة حاجات و هي: مقال التقرير و خلفيته، الهدف من التقرير ، حدود التقرير. ممكن ان تشتمل المقدمة كذلك علي شرح موجز لاقسام التقرير ، المقدمة لا تحتوى علي اي نتائج او توصيات او تفاصيل التقرير فالمقدمة لابد ان تكون قصيرة بالنسبة لحجم التقرير فمثلا ربما يصبح طول المقدمة فحدود 3% من طول التقرير. فالتقارير المكونة من عشرات الصفحات ربما تكون المقدمة بها صفحة او اثنتين، و التقارير المكونة من ثلاثة او اربعة صفحات تكون مقدمتها بضعة اسطر

قلب التقرير :

قلب التقرير هو اكبر عناصر التقرير و هو يتكون عادة من عدة اجزاء او اقسام. لاحظ انه لا يوضع عنوان باسم “قلب التقرير” و انما هو مصطلح مستعمل هنا لتسمية الاجزاء الوسطي فالتقرير. قلب التقرير يشرح المقال بشيء من التفصيل و يوضح ما تم فعلة لحل المشكلة و يوضح ايضا النتائج و تحليلها. اقسام قلب التقرير تختلف حسب طبيعة التقرير ، تقارير العمل التي تشرح ما تم عملة لحل مشكلة او تحسين شيء ما تتضمن: ” شرح المشكلة بالتفصيل الخطوات التي تم اتباعها نتائج هذة الخطوات و مدلولاتها” .

الاستنتاجات او التوصيات :

الاستنتاجات هى المعلومات التي استنبطناها من بيانات التقرير. ذلك القسم لابد ان يحتوى الاجابة علي السوال الاساسى التقرير و ان تكون الاجابة نابعة من اجراءات العمل. فمثلا التقارير الادارية ربما توضح تحسن الاداء او و جود فرص للاستثمار فصناعة ما . ينبغى الا تحتوى الاستنتاجات بيانات لم يتم ذكرها فالتقرير او استنتاجات ليست نابعة من نتائج التقرير .

التوصيات هى الحاجات التي نوصى بان يتم اجراوها بناء علي ما استفدناة و استنتجناة من التقرير. فمثلا التقرير الذي يوضح خطة استراتيجية ينتهى بتوصية باتباع استراتيجية من الاستراتيجيات التي عرضت فالتقرير ، و التقرير الذي يقترح حلا لمشكلة يجب ان ينتهى بتوصية بتنفيذ احد الحلول .


– See more at: http://www.sst5.com/readArticle.aspx?ArtID=1031&SecID=41#sthash.oOv1S1G6.dpuf

  • صور تقارير
  • التقارير الإدارية
  • صور لصياغة تقارير
  • صورة كتابة التقارير
  • نموذج كتابة تقرير عن موظف


كتابة التقارير الادارية