تصميم التقرير الاداري قد يختلف من تقرير لاخر ، بيد ان هناك عناصر اساسيه للتقرير
الاداري التي لابد من تواجدها ، بعض هذه العناصر لا يستخدم في حاله التقارير الاداريه
القصيره لعدم وجود الحاجه اليها ، من المفيد معرفه هذه العناصر وطريقه كتابتها وفائدتها ،
وهذه العناصر لا علاقه لها بلغه التقرير فهي تستخدم باللغات المختلفه ، هذه المقاله تناقش
الموضوع من منظور عام ولكن في بعض المنظمات يكون هناك متطلبات محدده في تصميم التقرير
الاداري قد تختلف عما هو مذكور هنا بالتالي يفترض الالتزام بتلك المتطلبات .
ما هي عناصر التقرير الاداريه الاساسيه ؟
الغلاف :
في حاله تقارير العمل الاداريه المعتاده قد لا يوضع غلاف اصلا نتيجه ان تداول التقرير
لن يكون عمليه مستمره لمده طويله وغالبا ما يحتفظ بالتقرير في ملف وبالتالي لا يكون
هناك خوف من تلف التقرير ، قد يستخدم غلاف بلاستيك لتقارير العمل الكبيره جدا او
التي سيتم حفظها لمده طويله بشكل منفصل -اي لن يتم حفظها داخل ملف مع تقارير
اخرى- وقد يستخدم كذلك الغلاف السميك في مثل هذه الحالات ، فمثلا تقرير الزيارات اليوميه
سيكون بدون غلاف ، تقرير الاعمال السنويه او الخطه السنويه قد يوضع له غلاف بلاستيكي
، بالطبع في حاله التقارير الالكترونيه لن يكون هناك غلاف .
في حاله استخدام غلاف فلابد ان يكون من الممكن التعرف على بيانات التقرير الاساسيه من
الغلاف بدون الحاجه لفتح التقرير ؛ بمعنى انك يمكنك معرفه عنوان التقرير واسم الشخص او
الجهه التي اعدته وتاريخ اصداره او اعداده .
في حاله استخدام غلاف سميك فسيكون لزاما ان تكتب هذه البيانات على الغلاف الخارجي ،
وفي حاله استخدام غلاف بلاستيك شفاف فسيكون من الممكن رويه صفحه العنوان -التي تلي الغلاف
، وفي حاله عدم وجود غلاف فان اول صفحه مرئيه تكون صفحه العنوان وبالتالي يتم
التعرف على اسم التقرير من هذه الصفحه
صفحه العنوان :
صفحه العنوان هي اول صفحه من صفحات التقرير الاداري الضخم وهذه الصفحه تمكننا من معرفه
معلومات اساسيه عن التقرير بسرعه. لذلك فان صفحه العنوان لابد وان تحتوي على : ”
عنوان التقرير اسم معد التقرير وظيفه معد التقرير اسم المنظمه التي صدر منها هذا التقرير
تاريخ اصدار التقرير .
اما تقارير العمل القصيره -اي المكونه من صفحه او صفحتين او ثلاث – لا يوضع
صفحه للعنوان وانما توضع هذه البيانات في اعلى الصفحه الاولى وذلك لان التقرير قصير ولا
داعي لاضافه صفحه كامله للعنوان ، محتويات صفحه العنوان لابد من وجودها في اي تقرير
سواء وضعت في صفحه مستقله او في الصفحه الاولى .
الملخص :
الملخص كما هو واضح من الاسم هو ملخص لما يحتويه التقرير الاداري ، وللملخص وظيفتان
اولا : ان يعلم قارئ التقرير ان كان يحتاج ان يقرا هذا التقرير ام لا
.
ثانيا : ان يعرف القارئ المعلومات الاساسيه جدا في التقرير مثل طبيعه الزيارات التي نفذت
والنتائج (الاستنتاجات) والتوصيات وبالتالي قد يكتفي به عن قراءه باقي التقرير او يقرر قراءه جزء
محدد من التقرير .
الملخص قد يوضع في صفحه العنوان اذا كان قصيرا لان هذا يساعد القارئ على الاطلاع
عليه سريعا. اما في حاله التقارير الطويله التي يكون فيها الملخص في صفحه منفصله فالبعض
يفضل وضع الملخص بعد صفحه العنوان والبعض يفضل وضعه بعد جداول المحتويات وقوائم الجداول والاشكال
والرموز اي وضعه قبل المقدمه. في حاله عدم وجود تفضيل لدى الجهه التي يقدم لها
التقرير فمن الافضل وضع الملخص بعد صفحه العنوان مباشره لانه ليس هناك سبب لان يقوم
القارئ بتقليب صفحات جداول المحتويات وقوائم الاشكال لكي يصل الى الملخص الذي قد يعرف منه
انه لا يحتاج قراءه التقرير او قد يستغني بما في الملخص عن قراءه التقرير .
يوجد نوعان من الملخصات: الملخص المعلوماتي والملخص الوصفي. الملخص المعلوماتي هو الذي تحدثنا عنه. الملخص
الوصفي يعطي فكره سريعه عن ما يحتويه التقرير ولكنه لا يلخص البحث نفسه ولا يوضح
النتائج. الملخص المعلوماتي يستخدم اكثر من الملخص الوصفي ولكن قد تجد بعض المجلات العلميه التي
تستخدم الملخص الوصفي .
جدول المحتويات :
جدول المحتويات هو جدول يوضح رقم الصفحه التي يبدا بها كل قسم من اقسام التقرير
بحيث يكون من السهل الوصول الى اقسام معينه مباشره. جدول المحتويات يوضح كذلك للقارئ الاقسام
المختلفه للتقرير. جدول المحتويات يحتوي اسماء اقسام او فصول البحث او التقرير كما هي مكتوبه
داخل التقرير. ينبغي اتباع اسلوب ثابت في عرض الاقسام الفرعيه او العناوين الفرعيه في جدول
المحتويات
جدول المحتويات لا يستخدم عاده في التقارير القصيره لانه في هذه الحاله يكون تصفح التقرير
امرا سهلا .
قائمه الاشكال :
عندما يحتوي التقرير على عدد كبير من الاشكال التوضيحيه (خمسه او اكثر) يكون من المفضل
وضع قائمه خاصه للاشكال. قائمه الاشكال مشابهه لجدول المحتويات غير انها توضح رقم الصفحه الموجود
بها كل شكل
قائمه الجداول :
قائمه الجداول مشابهه تماما لقائمه الاشكال ولكنها توضح رقم الصفحه الموجود بها كل جدول. احيانا
يتم وضع القائمتين في نفس الصفحه تحت مسمى
قائمه الاشكال والجداول .
قائمه الجداول والاشكال تساعدان على الوصول الى جدول ما او شكل ما بسرعه بدلا من
تصفح التقرير او جزء منه للوصول الى شكل ما او جدول ما ، وهي مطلوبه
غالبا في تقارير العمل الطويله والتي قد تستخدم لمده طويله مثل دراسات الجدوى والتخطيط الاستراتيجي
وما الى ذلك
قائمه الرموز او قائمه المصطلحات :
قائمه الرموز تستخدم في التقارير الاداريه التي تحتوي على الكثير من الرموز كاستخدام “س” للتعبير
عن السرعه و “م” للتعبير عن المسافه وهكذا ، وخاصه في حاله التعامل مع موسسات
اخرى .
المقدمه :
المقدمه يجب ان توضح ثلاثه اشياء وهي: موضوع التقرير وخلفيته، الهدف من التقرير ، حدود
التقرير. يمكن ان تشتمل المقدمه ايضا على شرح موجز لاقسام التقرير ، المقدمه لا تحتوي
على اي نتائج او توصيات او تفاصيل التقرير فالمقدمه لابد ان تكون قصيره بالنسبه لحجم
التقرير فمثلا قد يكون طول المقدمه في حدود 3% من طول التقرير. فالتقارير المكونه من
عشرات الصفحات قد تكون المقدمه فيها صفحه او اثنتين، والتقارير المكونه من ثلاثه او اربعه
صفحات تكون مقدمتها بضعه اسطر
قلب التقرير :
قلب التقرير هو اكبر عناصر التقرير وهو يتكون عاده من عده اجزاء او اقسام. لاحظ
انه لا يوضع عنوان باسم “قلب التقرير” وانما هو مصطلح مستخدم هنا لتسميه الاجزاء الوسطى
في التقرير. قلب التقرير يشرح الموضوع بشيء من التفصيل ويوضح ما تم فعله لحل المشكله
ويوضح كذلك النتائج وتحليلها. اقسام قلب التقرير تختلف حسب طبيعه التقرير ، تقارير العمل التي
تشرح ما تم عمله لحل مشكله او تحسين شيء ما تتضمن: ” شرح المشكله بالتفصيل
الخطوات التي تم اتباعها نتائج هذه الخطوات ومدلولاتها” .
الاستنتاجات او التوصيات :
الاستنتاجات هي المعلومات التي استنبطناها من بيانات التقرير. هذا القسم لابد ان يحتوي الاجابه على
السوال الاساسي التقرير وان تكون الاجابه نابعه من اجراءات العمل. فمثلا التقارير الاداريه قد توضح
تحسن الاداء او وجود فرص للاستثمار في صناعه ما. ينبغي الا تحتوي الاستنتاجات بيانات لم
يتم ذكرها في التقرير او استنتاجات ليست نابعه من نتائج التقرير .
التوصيات هي الاشياء التي نوصي بان يتم اجراوها بناء على ما استفدناه واستنتجناه من التقرير.
فمثلا التقرير الذي يوضح خطه استراتيجيه ينتهي بتوصيه باتباع استراتيجيه من الاستراتيجيات التي عرضت في
التقرير ، والتقرير الذي يقترح حلا لمشكله يجب ان ينتهي بتوصيه بتنفيذ احد الحلول .
- صور تقارير
- التقارير الإدارية
- صور لصياغة تقارير
- صورة كتابة التقارير
- نموذج كتابة تقرير عن موظف
