تقنيات كتابه الرسائل ومعرفه المراحل الثلاثه الاساسيه

لكتابه الرسائل

في عمليه الكتابه ثلاثيه المراحل تتضمن المرحله الولى ما يعرف بما قبل الكتابه. تركز عمليه ما قبل
الكتابه على كيفيه نقل المعلومات بشكل صحيح في رساله وذلك بتحليل الغرض من تلك المعلومات
وتوقع رد فعل القراء وضبط محتوى الرساله بما يلائم توقعات القراء. من المثله المعروفه على
الطرق المستخدمه لتقييم الداء في مرحله ما قبل الكتابه: الكتابه الحره والتخطيط والبحث ووضع الخطوط العريضه ولوحه القصه. تختلف الكتابه المهنيه
عن انواع الكتابه الخرى لنها تتم بناء على هدف وغرض ويجب ان تكون موجهه حسب
القراء. من الهميه بمكان ان يركز الكاتب المهني على التعبير على الفكار بدلا من التركيز
على اعجاب القارئ المستهدف. الهدف هو ايصال الرساله بسلوب سهل وواضح. تقسم عمليه الكتابه الى
ثلاث مراحل مختلفه. تركز هذه المقاله على المرحله الولى التي تتضمن التحليل والتوقع والتكيف. اما
المرحله الثانيه فتتضمن البحث والتنظيم والتليف. وتتضمن المرحله الثالثه المراجعه والتصحيح والتقييم. عندما تكون الرساله
قصيره يجب ان تتم عمليه الكتابه بسرعه نسبيا بحيث يكون الوقت المستغرق في كل مرحله
اقل من المعتاد. لكن عندما تكون الوثائق كبيره يجب ان يخذ العمل الوقت اللازم لنجاز
كل مرحله. كما يمكن اعاده ترتيب الخطوات او اعاده بعضها ان تطلب المر. فعمليه الكتابه
هي عمليه تكراريه ولا تسير على نسق واحد لذا فن للكاتب الحريه في مراجعه اي
نص في اي مرحلهوعادته. غالبا ما تتضمن الكتابه المهنيه التعاون مع اخرين كالعمل ضمن فرق.
بشكل عام يكون تفاعل اعضاء الفريق اكثر ما يكون في البدايات اي في المرحله الولى
حيث يتم تبادل الفكار ومشاركتها. اما في المرحله الثانيه يمكن ان يعمل كل فرد وحده
لكتابه الجزء المخصص له. بعد انتهاء العمل يجتمع اعضاء الفريق مره اخرى في المرحله الثالثه
لمراجعه الوثيقه الكامله.

التحليل

تركز عمليه التحليل وهي الخطوه الولى في عمليه ما قبل الكتابه على تحديد الهداف الرئيسيه
للرساله المراد ايصالها واختيار اكثر الطرق فعاليه للتعبير عن المعلومات ويصالها للجمهور المستهدف. تتطلب عمليه
تحديد الهداف الرئيسيه للكتابه اخذ متطلبات القراء بالاعتبار. هذا ويمكن نقل هذه الفكار من خلال البريد
اللكتروني والرسائل الفوريه والرسائل التجاريه والمذكرات، والتقارير وغيرها من الوسائل. بشكل عام يمكن ان تختص الكتابه المهنيه لعلام وقناع الجمهور.
ومع ذلك فالكتابه المهنيه ضروريه لتسيس علاقات جيده مع الجمهور. ان اختيار الطريقه الملائمه ليصال
المعلومات مهم الى حد ما لتحسين كفاءه التعبير. يعتمد ايصال الرساله بطريقه سليمه على عدد
من العوامل. من الهميه بمكان الخذ بالاعتبار مدى اهميه الرساله وردود الفعال المطلوبه وتكلفه ايصال
الرساله.

استباق رد فعل القارئ

يتضمن التوقع تحديدنماط الجمهور وتعلم ضبط الرساله بما يتلائم مع توقعات متلقيها. يساعد تحديد انماط
الجمهور الكاتب في انشاء السلوب الملائم ولغه الرساله. كما يساعد على اختيار الطريقه الصحيحه ليصال
الرساله. كما يساعد تحديد انماط الجمهور في تحديد امكانيه وجود جمهور ثانوي. وقد تكون هناك
حاجه الى مزيد من المعلومات اذا كان الغرض ايصال الرساله الى ذلك الجمهور الثانوي.

تهيئه الرساله للجمهور

يتضمن التكيف استخدام تقنيات معينه ليصال الرساله الى الجمهور المستهدف. عند كتابه رساله من الهميه
بمكان الانتباه الى السلوب لنه مؤشر جيد على كيف سيشعر القارئ عند قراءه الرساله. قد
تعطي الكلمات التي لا تختار بعنايه انطباعا سلبيا. لذا يجب العنايه باختيار الكلمات التي ستترك
اثرا ايجابيا لدى القراء. احدى هذه التقنيات تتضمن التركيز على وقع الرساله على القارئ. في
حين تتضمن تقنيه اخرى استخدام ضمير المخاطب في النص بحيث يشعر القارئ ان الخطاب موجه
له ون الكاتب يشعر بالقارئ. ثمه تقنيه اخرى تتضمن استخدام اللغه الخاليه من التحيز ما
يعني ان الرساله لن تتضمن اشارات جندريه و تلميحات تمييز عنصري و اشارات ضد عمر معين او مشاعر معاديه
ضد ذوي الاحتياجات الخاصه وبذا تضمن عدم الساءه الى احد. هذا وينصح باستخدام اسلوب مهني
احترافي لكن ودي في ذات الوقت وهذا يعني انطباعا عن مدى احترافيه الكاتب. كما انه
من الجيد استخدام الكلمات اليجابيه وتجنب الروابط السلبيه. اخيرا يجب ان يكون الكاتب مؤدبا ون
يستخدم لغه بسيطه مفهومه. تقع على عاتق الكاتب مسؤوليه استخدام لغه اخلاقيه ما يجنبه احتماليات
التقاضي اذا ما سببت كتاباته مشكلات. مثلا عند الكتابه عن البورصه والخدمات الماليه من الضروري
ان يراعي الكاتب القوانين التي تحمي حقوق المستثمرين. كما يجب ان يراعي الكاتب اضافه التحذيرات
الملائمه الواضحه عن خطوره المنتج عندما يتعلق المر بالكتابه المتعلقه بالمعلومات المنيه مثلا. اما الرسائل
المستخدمه في المبيعات والتسويق فيجب ان لا تتضمن اي معلومات تضليليه او خاطئه. يجب ان
لا تكتب الرساله بطريقه قد تخدع المستهلك. يساعد استخدام اللغه الملائمه ايضا في تقييم الموظفين
ففي رسائل التوصيه يجب ان تكون اللغه ايجابيه ولا تتخطى المعلومات المطلوبه المتعلقه بالوظيفه.

• تقنيات كتابة المراسلات
• صور كتابه رسائل