تقنيات كتابة الرسائل

تقنيات كتابة الرسائل و معرفة المراحل الثلاثة الاساسيه

لكتابه الرسائل

صورة تقنيات كتابة الرسائل
صور

فى عمليه الكتابه ثلاثية المراحل تتضمن المرحلة الولي ما يعرف بما قبل الكتابه. تركز عملية ما قبل الكتابة على طريقة نقل المعلومات بشكل صحيح في رسالة و هذا بتحليل الغرض من تلك المعلومات و توقع رد فعل القراء و ضبط محتوي الرسالة بما يلائم توقعات القراء. من المثلة المعروفة على الطرق المستخدمة لتقييم الداء في مرحلة ما قبل الكتابه: الكتابة الحره والتخطيط والبحث ووضع الخطوط العريضه ولوحة القصه. تختلف الكتابة المهنية عن نوعيات الكتابة الخري لنها تتم بناء على هدف و غرض و يجب ان تكون=موجهة حسب القراء. من الهمية بمكان ان يركز الكاتب المهنى على التعبير على الفكار بدلا من التركيز على اعجاب القارئ المستهدف. الهدف هو ايصال الرسالة بسلوب سهل و واضح. تقسم عملية الكتابة الى ثلاث مراحل مختلفه. تركز هذه المقالة على المرحلة الولي التي تتضمن التحليل و التوقع و التكيف. اما المرحلة الثانية= فتتضمن البحث و التنظيم و التليف. و تتضمن المرحلة الثالثة المراجعة و التصحيح و التقييم. عندما تكون=الرسالة قصيرة يجب ان تتم عملية الكتابة بسرعة نسبيا بحيث يصير الوقت المستغرق في كل مرحلة اقل من المعتاد. لكن عندما تكون=الوثائق كبار يجب ان يخذ العمل الوقت اللازم لنجاز كل مرحله. كما ممكن اعادة ترتيب الخطوات او اعادة بعضها ان تطلب المر. فعملية الكتابة هي عملية تكرارية و لا تسير على نسق واحد لذا فن للكاتب الحرية في مراجعة اي نص في اي مرحلهوعادته. غالبا ما تتضمن الكتابة المهنية التعاون مع اخرين كالعمل ضمن فرق. بشكل عام يصير تفاعل اعضاء الفريق اكثر ما يصير في البدايات اي في المرحلة الولي حيث يتم تبادل الفكار و مشاركتها. اما في المرحلة الثانية= ممكن ان يعمل كل فرد و حدة لكتابة الجزء المخصص له. بعد انتهاء العمل يجتمع اعضاء الفريق مرة اخرى= في المرحلة الثالثة لمراجعة الوثيقة الكامله.

صورة تقنيات كتابة الرسائل

التحليل

تركز عملية التحليل و هي الخطوة الولي في عملية ما قبل الكتابة على تحديد الهداف الرئيسية للرسالة المراد ايصالها و اختيار اكثر الطرق فعالية للتعبير عن المعلومات و يصالها للجمهور المستهدف. تتطلب عملية تحديد الهداف الرئيسية للكتابة اخذ متطلبات القراء بالاعتبار. ذلك و ممكن نقل هذه الفكار من خلال البريد اللكتروني والرسائل الفوريه والرسائل التجاريه والمذكرات، والتقارير وغيرها من الوسائل. بشكل عام ممكن ان تختص الكتابة المهنية لعلام و قناع الجمهور. و مع هذا فالكتابة المهنية ضرورية لتسيس علاقات جيدة مع الجمهور. ان اختيار الكيفية الملائمة ليصال المعلومات مهم الى حد ما لتحسين كفاءة التعبير. يعتمد ايصال الرسالة بكيفية سليمة على عدد من العوامل. من الهمية بمكان الخذ بالاعتبار مدي اهمية الرسالة و ردود الفعال المطلوبة و تكلفة ايصال الرساله.

استباق رد فعل القارئ

يتضمن التوقع تحديدنماط الجمهور و تعلم ضبط الرسالة بما يتلائم مع توقعات متلقيها. يساعد تحديد انماط الجمهور الكاتب في انشاء السلوب الملائم و لغة الرساله. كما يساعد على اختيار الكيفية الصحيحة ليصال الرساله. كما يساعد تحديد انماط الجمهور في تحديد امكانية وجود جمهور ثانوي. و ربما تكون=هنالك حاجة الى مزيد من المعلومات اذا كان الغرض ايصال الرسالة الى هذا الجمهور الثانوي.

تهيئة الرسالة للجمهور

يتضمن التكيف استعمال تقنيات معينة ليصال الرسالة الى الجمهور المستهدف. عند كتابة رسالة من الهمية بمكان الانتباة الى السلوب لنة مؤشر جيد على كيف سيشعر القارئ عند قراءة الرساله. ربما تعطى العبارات التي لا تختار باعتناء انطباعا سلبيا. لذا يجب الاعتناء باختيار العبارات التي ستترك اثرا ايجابيا لدي القراء. احدي هذه التقنيات تتضمن التركيز على و قع الرسالة على القارئ. في حين تتضمن تقنية اخرى= استعمال ضمير المخاطب في النص بحيث يشعر القارئ ان الخطاب موجة له و ن الكاتب يشعر بالقارئ. ثمة تقنية اخرى= تتضمن استعمال اللغة الخالية من التحيز ما يعني ان الرسالة لن تتضمن اشارات جندريه و تلميحات تمييز عنصري و اشارات ضد عمر معين او مشاعر معادية ضد ذوى الاحتياجات الخاصة و بذا تضمن عدم الساءة الى احد. ذلك و ينصح باستعمال اسلوب مهنى احترافى لكن و دى في ذات الوقت و ذلك يعني انطباعا عن مدي احترافية الكاتب. كما انه من الجيد استعمال العبارات اليجابية و اجتناب الروابط السلبيه. اخيرا يجب ان يصير الكاتب مؤدبا و ن يستعمل لغة بسيطة مفهومه. تقع على عاتق الكاتب مسؤولية استعمال لغة اخلاقية ما يجنبة احتماليات التقاضى اذا ما سببت كتاباتة مشكلات. مثلا عند الكتابة عن البورصة و الخدمات المالية من الضروري ان يراعى الكاتب القوانين التي تحمى حقوق المستثمرين. كما يجب ان يراعى الكاتب اضافة التحذيرات الملائمة الواضحة عن خطورة المنتج عندما يتعلق المر بالكتابة المتعلقة بالمعلومات المنية مثلا. اما الرسائل المستخدمة في المبيعات و التسويق فيجب ان لا تتضمن اي معلومات تضليلية او خاطئه. يجب ان لا تكتب الرسالة بكيفية ربما تخدع المستهلك. يساعد استعمال اللغة الملائمة ايضا في تقييم الموظفين ففى رسائل التوصية يجب ان تكون=اللغة ايجابية و لا تتخطي المعلومات المطلوبة المتعلقة بالوظيفه.

  • تقنيات كتابة المراسلات
  • صور كتابه رسائل
  • 641 views